„Głównym założeniem zrównoważonych spotkań jest zminimalizowanie wpływu spotkania na środowisko na każdym etapie jego realizacji. Celem natomiast jest uświadomienie uczestnikom spotkania, że pozytywne rezultaty można uzyskać niewielkim nakładem kosztów oraz efektywniejszym zarządzaniem zasobami/materiałami. W rezultacie przynosi to nie tylko oszczędności finansowe, ale przede wszystkim buduje pozytywny wizerunek organizatora i tym samym zwiększa jego konkurencyjność na rynku” – Warsaw Convention Bureau.

Jeszcze większym wyzwaniem może być zrealizowanie wydarzenia nie tylko ekologicznego, ale również społecznie odpowiedzialnego. Zorganizowanie eventu zgodnie z założeniami CSR, uwzględniając społeczne, etyczne i ekologiczne aspekty przy jego realizacji jest bardzo innowacyjnym podejściem, które może przynieść wiele korzyści każdej organizacji. Poza oczywistymi benefitami dla środowiska zyskuje również wizerunek firmy i wzrasta prestiż organizowanego wydarzenia, można zyskać również na wizerunku; ponadto, jest to pozytywny wkład w rozwój społeczny, a współpraca z partnerami społecznymi, organizacjami pozarządowymi może obniżyć koszty produkcji wydarzenia. 

Liczy się kreatywność

Organizowanie wydarzenia przy pewnych założeniach lub ograniczeniach wymaga większej pomysłowości i kreatywności, co jednak może uczynić realizowane przedsięwzięcie ciekawszym i bardziej innowacyjnym. Trzeba poszukiwać nowych koncepcji, które zastępują często standardowe, najbardziej popularne i oczywiste metody. Założenia i ograniczenia często wspomagają i wydobywają kreatywność; sięgając głębiej można stworzyć nowe, unikatowe i innowacyjne rozwiązania. W ten sposób można upiec dwie lub nawet trzy, cztery pieczenie przy jednym ogniu, tworząc rozwiązania spełniające założenia firmy, które będą jednocześnie bardziej ekologiczne, przyjazne społeczeństwu, tańsze i pionierskie na rynku. Niemniej wymaga to dużej chęci i zastanowienia się przy każdym zamówieniu lub zakupie produktu/usługi. Mając zaplanowany budżet na wydarzenie warto przemyśleć dokładniej wydatki oraz dobór partnerów, dostawców, podwykonawców tak, aby fundusze wydać naprawdę mądrze. 

Na rynku jest coraz więcej usług i produktów, które są użyteczne przy organizacji zielonych eventów. Przy organizowaniu po raz pierwszy tego typu wydarzenia, pomocne jest skorzystanie z gotowych list kontrolnych lub posiłkowanie się istniejącymi standardami. Najlepszym standardem wykorzystywanym przy realizacji zrównoważonych spotkań jest obecnie standard BS8901. Został on opracowany w 2007 roku przez British Standard Institution, opiera się on na trzech priorytetach: zmniejszenia negatywnego wpływu na środowisko naturalne, pozytywnego oddziaływania na lokalną społeczność oraz redukcji kosztów produkcji i eksploatacji. Standard jest dobrowolny, a jego celem jest przede wszystkim pomoc firmom w zorganizowaniu ekologicznego wydarzenia (Gerwin M., „Zrównoważone spotkania biznesowe”). 

Chcąc realizować zrównoważone projekty zgodnie z założeniami CSR należy zwrócić uwagę na pewne istotne elementy:

Lokalizacja

„Odpowiedni wybór lokalizacji ma niebagatelne znaczenie w procesie ’zazieleniania‘ wydarzenia. Przy wyborze obiektu, w którym chcemy zorganizować wydarzenie lub hotelu, w którym ulokowani będą jego uczestnicy, powinniśmy kierować się nie tylko względami ekonomicznymi, ale też ekologicznymi i społecznymi” – tak wygląda organizacja zielonych wydarzeń według Fundacji Aeris Futuro. Przy wyborze miejsca powinniśmy zwrócić uwagę na to, czy dany obiekt jest ekologiczny – kryterium to spełnia wiele nowych, odpowiednio dostosowanych budynków. Obiekty zrównoważone można znaleźć m.in. sięgając do IV edycji katalogu „Warsaw conference and gala dinner venues guide” wydanego przez Warsaw Convention Bureau. Katalog jest kompleksowym opracowaniem prezentującym różnego rodzaju lokalizacje, w których mogą odbywać się konferencje, kongresy, spotkania biznesowe, gale oraz wydarzenia towarzyszące. Uwzględnione w nim zostały również informacje o obiektach realizujących zrównoważone spotkania. Warto również wyszukać hotele, ośrodki konferencyjne, które posiadają znak Green Key, przyznawany ośrodkom przyjaznym środowisku.  

Ciekawym rozwiązaniem może być także nawiązanie współpracy z domem kultury lub teatrem. W ten sposób możemy przyczynić się do wsparcia ośrodka propagującego kulturę czy prowadzącego działalność edukacyjną. Dobrym przykładem takiego obiektu jest Teatr Kamienica w Warszawie, który obejmuje swoim patronatem wiele wydarzeń o charakterze charytatywnym, jak również posiada ciekawą ofertę dla firm na realizację eventów w teatrze.

Catering

Poczęstunek serwowany gościom powinien nie tylko dobrze smakować, ale również powinien być odpowiedzialny. Powinniśmy wybrać ofertę, która zapewnia nam ekologiczne potrawy, przygotowane w miarę możliwości z produktów sezonowych pochodzenia lokalnego. Warto aby podawana kawa i herbata, a także inne produkty miały oznakowanie Fair Trade (sprawiedliwy handel). Często po wydarzeniu zostaje nam wiele potraw, które zostają wyrzucane. Nadmiar niewykorzystanego jedzenia warto przekazać lokalnym Bankom Żywności w celu jego redystrybucji. Misją Banków Żywności jest przeciwdziałanie marnowaniu żywności oraz zmniejszanie obszarów niedożywienia w Polsce.

Produkcja materiałów promocyjnych i reklam

Przy ustalaniu koncepcji wizualizacji wydarzenia oraz materiałów dla uczestników, należy w miarę możliwości ograniczyć lub zrezygnować z materiałów drukowanych i zastąpić je elektronicznymi. Jeżeli musimy jednak wyprodukować, czy wydrukować materiały, wtedy zwróćmy uwagę, aby były one wykonane z ekologicznych surowców. Materiały te powinny być wielokrotnego użytku, z możliwością wykorzystania również w czasie kolejnych wydarzeń. W czasie eventu banery, roll-upy można zastąpić wyświetlanymi z projektora obrazami. Jest to rozwiązanie zarówno nowoczesne, dzięki któremu możemy przekazać więcej treści i ożywić obraz, a także bardziej ekologiczne i ekonomiczne. Przy produkcji gadżetów promocyjnych warto poprosić o użycie materiałów pochodzących z recyklingu lub biodegradowalnych. Obecnie jest dostępny szeroki asortyment takich produktów, gadżety można wybrać nawet ze względu na rodzaj certyfikatu, poświadczającego ich ekologiczność i odpowiedzialność: Blue Angel, BIO – produkt ekologiczny, Carbon Neutral, Eco Garantie, Fair Trade, FSC, Green Seal, Nordic Ecolabel, Nordic Swan, Oeko-Tex Standard 100, RECS, The EU Flower, Windpower.

Współpraca

Organizując event, zamiast z komercyjnymi firmami, można nawiązać współpracę z podmiotami ekonomii społecznej, które mogą na wielu płaszczyznach pomóc nam przy jego realizacji. Podmioty ekonomii społecznej to fundacje, stowarzyszenia, spółdzielnie socjalne, Zakłady Aktywności Zawodowej, których celem jest stworzenie miejsc pracy dla osób wykluczonych lub zagrożonych marginalizacją. Przedsiębiorstwa społeczne stosują przy produkcji technologie przyjazne środowisku, a generowane zyski reinwestują w zaspakajanie potrzeb społecznych. 

Recykling i offset

Po zakończeniu naszego eventu nie możemy zapomnieć, aby wszelkie nadające się do odzysku odpady przekazać do recyklingu, wyrzucając je do odpowiednich kontenerów, które są już popularne i dostępne. Ważne jest również, aby zneutralizować nasz ślad klimatyczny, czyli zredukować wyprodukowaną w czasie konferencji ilość dwutlenku węgla. Można to zrobić poprzez użycie specjalnego kalkulatora, który wyliczy „ślad klimatyczny” a następnie zneutralizowanie emisji CO₂ np. poprzez sadzenie drzew. Na świecie podobne akcje są prowadzone od dawna i cieszą się dużą popularnością.

Przy podejmowaniu decyzji o organizacji eventu należy już na samym początku ustalić swoje priorytety i podjąć decyzję, na ile ważna jest ekologia oraz aspekty społeczne. Uznanie tych dwóch dziedzin za kluczowe pozwoli efektywnie zorganizować zrównoważone wydarzenie, którego wpływ na środowisko będzie minimalizowany na każdym etapie jego realizacji, a dodatkowo będzie on miał pozytywny wkład społeczny.


Przemysław Oczyp, Forum Odpowiedzialnego Biznesu