Przygotowanie spotkań, szkoleń, konferencji czy targów wiąże się z wpływem na środowisko – np. poprzez produkcję odpadów czy emisję zanieczyszczeń. Koncepcja zrównoważonych wydarzeń podpowiada, jak minimalizować negatywny wpływ wydarzeń na środowisko, a także zmaksymalizować pozytywny wpływ na lokalną społeczność oraz jak uczynić spotkania bardziej efektywnymi kosztowo.

W ostatnich latach zauważyć można wzrost zainteresowania tym tematem. Widać to szczególnie w krajach zachodnich (np. organizacja Olimpiady w Londynie w 2012 roku). W Polsce liczba zrównoważonych wydarzeń jest wciąż mała ze względu na niską świadomość oraz brak odpowiedniej promocji samej idei.

Organizacja zrównoważonego wydarzenia wiąże się z przestrzeganiem pewnych reguł. Zasady organizacji zrównoważonych wydarzeń spisane są m.in. w standardzie zielonych wydarzeń, standardzie BS 8901 czy ISO 20121. Pierwszym pytaniem, na które powinien odpowiedzieć organizator jest to, czy dane spotkanie można przeprowadzić w formie tele- lub wideokonferencji. Jest to rozwiązanie najbardziej przyjazne środowisku, które dla mniejszych przedsięwzięć może okazać się w zupełności wystarczające, a także efektywne kosztowo i mało czasochłonne. Jeżeli konieczne jest zorganizowanie konferencji stacjonarnej, można kierować się poniższymi wskazówkami:

Lokalizacja

Warto zadbać o to, aby miejsce wydarzenia było: dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, łatwo dostępne środkami komunikacji miejskiej, odpowiedzialne społecznie, czyli takie, którego misją jest krzewienie kultury czy rozwój społeczeństwa obywatelskiego (np. teatr, biblioteka) i, co najważniejsze, ekologiczne – zarówno pod względem architektonicznym, jak i technologicznym. Dodatkowym plusem będzie posiadanie przez budynek certyfikatu LEED (Leadership in Energy and Enviromental Design). Organizator może być wtedy pewny, że miejsce to jest efektywne energetycznie, oszczędza wodę, redukuje emisję CO₂, a do jego budowy użyto materiałów przyjaznych środowisku.

Transport

Organizując wydarzenie, trzeba zapewnić, aby jego uczestnicy mieli jak najkrótszą drogę do pokonania. Po wyborze miejsca, należy umieścić na stronie internetowej wydarzenia informację o środkach komunikacji publicznej, którymi można na nie dotrzeć. Jeżeli nie jest możliwy taki dojazd, powinno się zapewnić uczestnikom elektryczne taksówki lub transport zbiorowy (np. autokar dowożący z ustalonego miejsca w centrum miasta). Można również zadbać o ustawienie stojaków na rowery, a korzystając z usług kurierów, wybrać rowerowych. Wszystkie te działania wpływają na obniżenie emisji CO₂.

Catering

Jaki powinien być zrównoważony catering? Przede wszystkim ekologiczny czyli sezonowy, lokalny, zapewniający zbilansowaną dietę, wegetariański (lub wegański). Dodatkową zaletą będą produkty ze znaczkiem Fair Trade (np. kawa, herbata, czekolada, banany), który gwarantuje, że podczas ich wytwarzania nie wykorzystywano nielegalnej pracy dzieci, produktów modyfikowanych genetycznie, stworzono za to możliwie dobre warunki pracy i stosowano organiczne metody produkcji.

Jeżeli po wydarzeniu zostanie niewykorzystane jedzenie, można umówić się z bankiem żywności czy domem samotnej matki odnośnie odbioru nadwyżek. W ten sposób organizator pozbędzie się problemu utylizacji, a dodatkowo przyczyni się do przeciwdziałania marnowaniu żywności oraz wesprze lokalne organizacje społeczne.

Materiały (reduse, reuse, recycle)

Podczas eventów produkuje się przeważnie mnóstwo ulotek, programów, reklam, podziękowań, dyplomów itp. Przede wszystkim, powinno się ograniczyć druk wszelkich materiałów, z formy drukowanej przechodząc na elektroniczną. Jeżeli druk jest konieczny, należy zadbać o to, aby był na papierze ekologicznym, czyli pochodzącym z recyklingu bądź z ekologicznych upraw. Można również używać ponownie materiałów z poprzednich konferencji (np. identyfikatorów, ulotek), a niezużyte i niepotrzebne materiały promocyjne poddać recyklingowi. Dodatkowo można na konferencji zorganizować kącik papierniczy, gdzie będzie można zostawić nadmiar materiałów oraz punkt wymiany umożliwiający wymienienie się ulotkami, broszurami, książkami.

Wszystkie inne materiały powinny być ekologiczne i pochodzenia lokalnego. Aby ograniczyć produkcję banerów, można do wizualizacji wykorzystać narzędzia multimedialne. Pamiętać należy również o zapewnieniu pojemników na różnego typu odpady, a dodatkowo, zorganizować można np. zbiórkę elektrośmieci.

Współpraca

Wszystkie wyżej wymienione usługi jak wynajem lokalu, catering, produkcja materiałów czy statuetek mogą być zlecone przedsiębiorstwom społecznym, dającym pracę osobom wykluczonym społecznie (np. niepełnosprawnym, bezdomnym czy bezrobotnym). Można również, np. poprzez zamówienie grafiki, wesprzeć młodych artystów.

Offset

„Offset, efekt zero-emisyjności wydarzenia (ang. carbon neutral event) – to rekompensata nieuniknionych emisji poprzez wsparcie projektów ograniczających emisję oraz na rzecz rozwoju lokalnego – sadzenie drzew, efektywność energetyczna, odnawialne źródła energii”1 Podczas wydarzenia powinno się więc monitorować ilość emisji CO2 (poprzez transport uczestników, produkcję materiałów, catering itd.). Całą emisję należy obliczyć (można do tego wynająć specjalizujące się w tym organizacje, np. Fundację Aeris Futuro), a następnie zneutralizować. Sposobów na neutralizację wydarzenia jest kilka, można zasadzić drzewa, wybudować wiatrak czy wyremontować nieefektywny energetycznie budynek.

Dobre praktyki

Przykładem zrównoważonego wydarzenia zorganizowanego na podstawie Standardu Spotkań Zrównoważonych BS 8901 były Targi CSR 2012, organizowane przez Forum Odpowiedzialnego Biznesu. Działania, jakie podjęto w celu zmniejszenia śladu środowiskowego, to:

• do przeprowadzenia targów wybrano nowoczesny, energooszczędny, położony w centrum obiekt konferencyjny (Centrum Nauki Kopernik);
• dzięki przygotowanym procedurom zredukowano potrzeby transportowe;
• na każdym z etapów wydarzenia (przygotowanie, przeprowadzenie, sprzątanie) prowadzona była odpowiedzialna, selektywna zbiórka śmieci, których ilość została zoptymalizowana dzięki odpowiedniemu planowaniu;
• wprowadzono Program Ponownego Użycia Materiałów dystrybuowanych w trakcie wydarzenia wśród uczestników. Dzięki niemu wszystkie materiały podlegały ponownemu obiegowi, selekcji, redystrybucji oraz recyklingowi;
• wprowadzono program „Carbon Offset”, poprzez posadzenie odpowiedniej ilości drzew, które wchłoną adekwatną ilość CO₂ w określonym czasie.

Dobrą praktyką w zakresie organizacji zrównoważonych wydarzeń może pochwalić się też firma Tchibo. Opracowała ona, przy współpracy z Fundacją Partnerstwo dla Środowiska, wytyczne (np. dla firmy cateringowej czy odnośnie ekojazdy), formularz do obliczania emisji CO₂ oraz kompleksową listę sprawdzającą do planowania wydarzenia firmowego. Dokumenty te pozwalają na uwzględnienie wymiaru środowiskowego i społecznego przy organizacji wydarzenia firmowego. Firma Tchibo zdecydowała się wdrożyć je w życie przy realizacji wszystkich swoich wydarzeń, a dodatkowo udostępniła je publicznie, dzięki czemu skorzystać z nich może każda inna firma.

Najważniejsze wyzwania napotykane podczas organizacji zrównoważonego wydarzenia to m.in. zebranie informacji o tym, jakimi środkami transportu przybyli na wydarzenie uczestnicy, obliczanie ilości wydawanych posiłków i wytworzonych odpadów czy dotarcie do szczegółowych danych odnośnie ilości zużytego prądu, a także wydrukowanych materiałów. Mimo to coraz więcej firm uwzględnia elementy zrównoważonych wydarzeń. Część z nich robi to nawet nieświadomie (umieszcza mapy dojazdu środkami publicznymi, zapewnia wegetariański catering lub wynajmuje nowoczesne, energooszczędne miejsce). Świadomie czy nieświadomie, dla wizerunku czy dla oszczędności, ważne, że coraz więcej instytucji organizując wydarzenia, decyduje się na uwzględnianie kwestii środowiskowych.

Przypisy:

1. http://zielonewydarzenia.pl/pl/i.100.id.565.0/Zielone_Wydarzenia_-_informacje_o_programie.html

Marta Krawcewicz, Forum Odpowiedzialnego Biznesu
dla ChronmyKlimat.pl